TACE : quel objectif viser et comment l'améliorer

Le TACE en une phrase

Le TACE, taux d'activité congés exclus, mesure la part du temps disponible d'un consultant réellement produite pour un client. C'est l'indicateur de rentabilité le plus suivi dans une ESN : un consultant salarié coûte chaque jour où il est disponible, qu'il soit facturé ou non. Chaque point de TACE perdu est donc un jour payé et non facturé.

La définition complète est dans le glossaire : TACE. Cet article se concentre sur le calcul, ses pièges et la façon de fixer un objectif utile.

La formule du TACE

TACE = jours produits ÷ jours disponibles × 100

Les deux termes demandent une définition précise, sinon deux managers obtiendront deux chiffres différents pour le même consultant.

Les jours produits (numérateur)

Ce sont les jours facturés au client en régie, ou produits sur un projet au forfait. Une demi-journée facturée compte 0,5. Un jour de formation non facturée, d'avant-vente ou de projet interne n'est pas un jour produit.

Les jours disponibles (dénominateur)

Ce sont les jours ouvrés moins les absences : congés payés, RTT, maladie et jours fériés. Tout le reste reste au dénominateur, en particulier :

• les jours d'intercontrat, où le consultant est disponible mais sans mission ;
• les jours de formation, d'avant-vente ou de projet interne ;
• la demi-journée non facturée d'une journée partiellement travaillée.

C'est ce qui rend le TACE utile : l'intercontrat pèse sur le taux, les vacances non. Un consultant qui part trois semaines en août ne voit pas son TACE s'effondrer, alors qu'un consultant qui attend une mission pendant trois semaines, si.

Exemple 1 : le TACE d'un consultant sur un mois

Un mois de 22 jours ouvrés. Le consultant a la répartition suivante :

• Jours produits : 15 + 0,5 = 15,5
• Jours disponibles : 22 − 1 − 2 = 19
• TACE : 15,5 ÷ 19 × 100 = 81,6, soit 82 % arrondi à l'entier

Les trois jours d'intercontrat et la demi-journée non facturée expliquent à eux seuls les 18 points manquants. Sans eux, le consultant serait à 100 %.

Pour refaire ce calcul avec vos propres chiffres, le calculateur de TACE applique exactement cette formule : jours facturés, demi-journées, intercontrat et absences.

Exemple 2 : le TACE d'une équipe, sans moyenne de pourcentages

C'est l'erreur la plus fréquente dans les tableaux de bord. Prenons trois consultants sur le même mois.

Le bon calcul additionne les jours : 39,5 ÷ 49 × 100 = 80,6, soit 81 %.

La moyenne des trois pourcentages donne (81,6 + 100 + 40) ÷ 3 = 73,9, soit 74 %. Sept points d'écart, et dans le mauvais sens : le consultant C, présent seulement 10 jours, pèse autant dans la moyenne que les deux autres, présents deux fois plus longtemps. Plus les jours disponibles varient d'un consultant à l'autre (congés d'été, arrivées en cours de mois, temps partiel), plus la moyenne de pourcentages s'éloigne de la réalité.

La règle est donc simple : pour une équipe, une agence ou toute l'ESN, on additionne les jours produits, on additionne les jours disponibles, puis on divise. Jamais l'inverse.

TACE ou TACI : lequel suivre

Le TACI, taux d'activité congés inclus, garde les congés au dénominateur. Il mesure la production rapportée à tous les jours ouvrés. Les conventions varient d'une entreprise à l'autre, notamment sur le traitement des jours fériés ; il faut donc toujours préciser la définition retenue.

Avec l'exemple 1, en rapportant les jours produits aux 22 jours ouvrés du mois : 15,5 ÷ 22 × 100 ≈ 70,45 %, soit 70 % de TACI contre 82 % de TACE.

Pour le pilotage opérationnel, le TACE est l'indicateur de référence : il isole ce que l'ESN peut réellement corriger, c'est-à-dire le temps disponible non vendu. Le TACI est utile en complément, par exemple pour construire un budget annuel.

Quel objectif de TACE viser

Il n'existe pas de norme officielle. Éditeurs et cabinets du secteur évoquent fréquemment une fourchette de 75 à 90 % pour une activité de régie ; elle descend dès que le forfait ou l'avant-vente prennent de la place. Prenez-la comme un ordre de grandeur, pas comme une cible.

Plutôt que de copier un chiffre, fixez un objectif à partir de votre propre activité :

1. Partez de votre historique. Calculez le TACE des douze derniers mois, par mois et par agence, avec une méthode constante.
2. Isolez les jours non produits volontaires. Formation, avant-vente, projets internes : décidez combien de jours par consultant et par an vous acceptez d'y consacrer.
3. Déduisez l'objectif. Si un consultant a environ 19 jours disponibles par mois et que vous acceptez un jour d'interne, le plafond pratique est autour de 95 % ; l'écart restant, c'est l'intercontrat à réduire.
4. Suivez la tendance et la dispersion, pas seulement la moyenne : un taux d'équipe stable peut cacher un consultant qui décroche depuis trois mois.

Ce que vaut un point de TACE

Prenons une équipe de 20 consultants avec 19 jours disponibles chacun dans le mois, soit 380 jours disponibles. Un point de TACE représente 3,8 jours produits. À un TJM de 550 € HT, cela fait 2 090 € HT de chiffre d'affaires par mois, à coût salarial identique. Pour mesurer l'effet sur la marge d'une mission, le calculateur CJM et marge part du salaire brut.

Formation, avant-vente, interne : fixer la règle une fois

Certaines ESN sortent la formation du dénominateur pour ne pas pénaliser l'investissement dans les compétences ; d'autres la laissent pour voir le coût réel du temps non vendu. Les deux approches se défendent. Ce qui ne se défend pas, c'est de changer de règle d'un mois à l'autre ou d'une agence à l'autre.

Écrivez la convention dans une page partagée : ce qui compte au numérateur, ce qui sort du dénominateur, comment sont traités les temps partiels et les arrivées en cours de mois. Appliquez-la à tous les consultants, et recalculez l'historique si vous la modifiez. Un objectif de TACE n'a de sens que si la manière de le mesurer reste stable.

Les erreurs qui faussent le TACE

• Moyenner des pourcentages au lieu d'additionner les jours, comme vu plus haut.
• Changer de règle en cours d'année : formation tantôt incluse, tantôt exclue. Les comparaisons mensuelles perdent leur sens.
• Calculer sur des CRA non validés : un jour mal saisi fausse à la fois le taux et la facture.
• Compter deux fois un jour quand un consultant travaille pour deux clients le même jour : il faut dédupliquer par consultant et par jour.
• Oublier les fériés : un 1er mai compté comme intercontrat fait baisser artificiellement le taux de tout le monde.
• Regarder le passé seulement : le TACE du mois écoulé constate une perte. Les fins de mission à venir l'annoncent.

Passer du constat à l'anticipation

Un TACE calculé dans un tableur une fois par mois arrive trop tard : les jours d'intercontrat sont déjà perdus. Pour agir, il faut relier trois informations : les CRA validés, les dates de fin de mission et les besoins clients ouverts.

Dans le logiciel ESN Hiveo, le TACE est calculé directement depuis les CRA : un jour travaillé compte 1, une demi-journée 0,5, un jour d'intercontrat compte au dénominateur sans être produit, et les absences sont exclues. Quand un consultant a plusieurs feuilles de CRA, une par projet, chaque jour n'est compté qu'une fois. Le radar de capacité sur 90 jours et les alertes d'intercontrat, avec des pistes de placement, servent à repérer le prochain point de TACE perdu avant qu'il ne le soit.

À retenir

• TACE = jours produits ÷ jours disponibles, congés, RTT, maladie et fériés exclus.
• Une demi-journée vaut 0,5 ; l'intercontrat reste au dénominateur.
• Pour une équipe, on additionne les jours : jamais de moyenne de pourcentages.
• Les repères souvent cités en régie vont de 75 à 90 %, sans norme officielle : votre historique est le meilleur point de départ.
• Le TACE utile est celui qu'on anticipe, pas celui qu'on constate.