Facture électronique pour ESN : se mettre en conformité, du CRA à la plateforme agréée
Réception obligatoire depuis le 1er septembre 2026, émission au 1er septembre 2027 pour les PME : pour se mettre en conformité, une ESN a besoin de factures de régie fiables, produites depuis des CRA validés, et d'une plateforme agréée connectée. Voici comment organiser la mise en conformité, et ce que Hiveo prend en charge.
Les échéances à respecter
Selon le calendrier publié par l'administration (service-public.fr, DGFiP), la généralisation de la facture électronique entre entreprises assujetties à la TVA établies en France se fait en deux étapes.
| Date | Qui | Obligation |
|---|---|---|
| 1er septembre 2026 | Toutes les entreprises assujetties | Recevoir les factures électroniques |
| 1er septembre 2026 | Grandes entreprises et ETI | Émettre les factures électroniques et transmettre l'e-reporting |
| 1er septembre 2027 | PME, TPE et micro-entreprises | Émettre les factures électroniques et transmettre l'e-reporting |
Une ESN de taille PME a donc un an de plus pour l'émission, mais pas pour la réception. Et ses clients grands comptes, eux, émettent dès 2026 : ils attendront rapidement des flux propres de leurs fournisseurs, y compris de leurs ESN.
Sanctions prévues par la loi de finances pour 2026
50 € par facture non émise sous forme électronique et 500 € par transmission d'e-reporting manquante (chacune plafonnée à 15 000 € par an) ; sans plateforme agréée pour la réception, mise en demeure de 3 mois, puis 500 €, puis 1 000 € tous les 3 mois. Pas de sanction pour une première infraction réparée spontanément ou dans les 30 jours suivant la demande de l'administration. Source : service-public.gouv.fr, actualité du 20 février 2026.
Ce qui change sur une facture de régie
Des données structurées, plus un document
La facture devient un fichier de données dans l'un des formats du socle : Factur-X (un PDF qui embarque un fichier XML), UBL ou CII. Le logiciel du client lit directement le montant, la TVA, les références et les lignes. Une incohérence qu'un comptable aurait corrigée à l'œil devient un rejet automatique.
De nouvelles mentions obligatoires
Les textes ajoutent plusieurs mentions aux mentions habituelles, notamment le numéro SIREN du client, la catégorie de l'opération (livraison de biens, prestation de services ou les deux) et, le cas échéant, l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits. Pour une ESN, la catégorie sera presque toujours « prestation de services ». Le SIREN du client doit être juste : c'est lui qui permet d'acheminer la facture vers la bonne plateforme.
Les références de commande
Les grands comptes rapprochent automatiquement chaque facture d'un bon de commande ou d'un accord-cadre. Une facture de régie sans numéro de commande, ou avec un numéro épuisé, sera bloquée chez le client, voire rejetée. Le numéro doit donc être connu dès la mission, pas recherché au moment de facturer.
Des lignes au TJM, cohérentes avec le CRA
Une facture de régie type comporte une ligne par consultant et par mission : nombre de jours (demi-journées comprises) multiplié par le TJM. Les jours facturés doivent correspondre au CRA validé par le client. Les frais refacturés font l'objet de lignes distinctes, avec leur propre traitement de TVA.
L'e-reporting, y compris des paiements
L'e-reporting est la transmission à l'administration des données qui ne passent pas par la facture électronique entre entreprises françaises : opérations avec des particuliers, opérations internationales (clients ou fournisseurs à l'étranger) et données de paiement.
Ce dernier point concerne directement les ESN. Pour les prestations de services, la TVA est en principe exigible à l'encaissement, pas à la facturation : l'administration a besoin de la date et du montant des paiements reçus. La réforme prévoit donc que les encaissements soient déclarés via la plateforme agréée. Concrètement, une facture marquée « payée » dans votre outil doit l'être à la bonne date et pour le bon montant, ce qui suppose un rapprochement fiable entre banque et factures.
Option pour les débits
Une ESN qui a opté pour le paiement de la TVA d'après les débits n'est pas dans la même situation. Faites le point avec votre expert-comptable sur votre régime avant de paramétrer quoi que ce soit.
La plateforme agréée
Son rôle
La plateforme agréée (anciennement PDP, plateforme de dématérialisation partenaire) est l'opérateur immatriculé par l'administration qui transmet vos factures à la plateforme du client, reçoit celles de vos fournisseurs, envoie les données d'e-reporting et fait circuler les statuts du cycle de vie (déposée, reçue, approuvée, refusée, encaissée). Chaque entreprise doit en choisir une.
La choisir
Les critères qui comptent pour une ESN : périmètre de l'agrément (émission, réception, e-reporting), qualité des motifs de rejet, API et remontée des statuts, gestion de plusieurs SIREN, tarif à la facture ou au forfait, réversibilité de l'historique. Notre grille détaillée est dans l'article choisir sa plateforme agréée quand on est une ESN.
Anticiper les rejets
Les causes de rejet les plus prévisibles sont des données amont fausses : SIREN du client erroné, mention obligatoire absente, numéro de commande manquant, montants incohérents entre lignes et total, facture envoyée deux fois. La plateforme ne corrige rien ; elle transmet ou rejette ce que votre logiciel lui donne. D'où l'intérêt de traiter le problème à la source, dans le CRA et la fiche mission.
Comment Hiveo s'y branche
Hiveo n'est pas une plateforme agréée. C'est le logiciel de gestion qui produit la facture, connecté à une plateforme agréée (intégration SUPER PDP, factures au format XML CII conforme à la norme EN 16931). La connexion se fait depuis les réglages de facturation, et la facturation électronique est incluse dans toutes les offres, de Solo (4,99 € HT par mois) à Entreprise, sans limite de factures.
- CRA validés : chaque consultant saisit son CRA sur le web ou le mobile, une feuille par projet ; le manager le valide et, si vous l'activez pour ce client, le client l'approuve sur son portail.
- Facture générée depuis les CRA : une facture par client, au TJM de chaque mission, avec le numéro de bon de commande ou d'accord-cadre rattaché, et la consommation du bon suivie au fil des factures.
- Envoi via la plateforme agréée depuis la fiche de la facture.
- Statuts remontés : déposée, mise à disposition, approuvée, en litige, refusée, encaissée apparaissent sur la facture, sans aller consulter la plateforme.
- Encaissement : relances des impayés, rapprochement bancaire (en bêta, Qonto et Bridge) qui passe la facture en payée à la date réelle de paiement, puis export comptable FEC.
Côté réception, les factures de vos fournisseurs et sous-traitants transmises par la plateforme arrivent dans Hiveo avec leur statut. L'Autopilot de clôture du mois enchaîne collecte des CRA, validation, facturation et suivi de l'encaissement, avec des relances en un clic à chaque étape. Le cycle complet est décrit sur la page logiciel CRA.
Checklist de mise en conformité
Onze points à attribuer chacun à une personne et à une date. Une version plus complète, en dix-huit points, est disponible dans notre checklist de la réforme.
- Déterminer la catégorie de votre ESN (PME, ETI, grande entreprise) et donc votre date d'émission.
- Choisir votre plateforme agréée et vérifier que la réception fonctionne : elle est obligatoire depuis le 1er septembre 2026, et l'absence de plateforme expose, après une mise en demeure de 3 mois, à une amende de 500 € puis de 1 000 € tous les 3 mois.
- Mettre à jour le SIREN, l'adresse et l'identifiant de TVA de chaque client.
- Rattacher à chaque mission son numéro de bon de commande ou d'accord-cadre.
- Vérifier vos mentions de facture : catégorie de l'opération, option pour les débits, pénalités de retard.
- Faire valider tous les CRA du mois avant facturation, sans jour orphelin ni double saisie.
- Écrire vos règles de refacturation des frais (ce qui est refacturé, à quel taux de TVA).
- Identifier les clients et fournisseurs étrangers, concernés par l'e-reporting de transactions.
- Organiser le suivi des encaissements, base de l'e-reporting de paiement.
- Nommer un responsable des rejets et un remplaçant, avec un délai de correction cible.
- Tester le circuit complet sur deux clients et un sous-traitant pilotes avant la date d'obligation.
Sous-traitants et freelances : le sens réception
Une ESN reçoit beaucoup de factures de freelances et de sous-traitants. Les micro-entreprises n'auront l'obligation d'émettre en électronique qu'au 1er septembre 2027 : pendant un an, vous recevrez donc un mélange de factures structurées et de PDF. Deux précautions : demander à chaque sous-traitant d'indiquer la référence de la mission ou de la commande sur sa facture, et rapprocher les jours facturés du CRA qu'il a saisi pour vous.
Pour les indépendants eux-mêmes, Hiveo propose l'offre Solo, présentée sur la page freelance ; les échéances qui les concernent sont détaillées dans l'article facture électronique du freelance IT en 2027.
Pour aller plus loin
- Ce qui change vraiment pour les ESNCalendrier, plateforme agréée, e-reporting et plan d'action en 90 jours.
- Checklist de la réformeDix-huit points à auditer, de la gouvernance au runbook de rejet.
- Choisir sa plateforme agrééeLa grille de questions à poser à chaque candidat.
- Modèle de CRA gratuitUn CRA propre, base d'une facture de régie sans rejet.
Le prix de chaque offre, facturation électronique comprise, est sur la page tarifs.
Questions fréquentes
Mon ESN est une PME : quand doit-elle émettre des factures électroniques ?
Selon le calendrier publié par l'administration, les PME, TPE et micro-entreprises doivent émettre leurs factures électroniques et transmettre leurs données d'e-reporting à partir du 1er septembre 2027. En revanche, la réception est obligatoire pour toutes les entreprises assujetties dès le 1er septembre 2026 : votre ESN doit déjà pouvoir recevoir les factures de ses fournisseurs et sous-traitants.
Un PDF envoyé par e-mail reste-t-il une facture valable ?
Pour les opérations entre entreprises assujetties établies en France, non, une fois l'obligation d'émission applicable à votre entreprise. La facture électronique au sens de la réforme est un fichier structuré (Factur-X, UBL ou CII) transmis par une plateforme agréée. Le format Factur-X contient un PDF lisible, mais c'est la partie données qui fait foi.
Hiveo est-il une plateforme agréée ?
Non. Hiveo est le logiciel de gestion qui produit les factures à partir des CRA validés ; il est connecté à une plateforme agréée, SUPER PDP, qui les transmet et les reçoit. La facturation électronique via cette plateforme est incluse dans toutes les offres Hiveo, sans limite de factures.
Qu'est-ce que l'e-reporting de paiement et concerne-t-il une ESN ?
Pour les prestations de services, la TVA est en principe exigible à l'encaissement : l'administration a donc besoin de connaître la date et le montant des paiements reçus. La réforme prévoit leur transmission via la plateforme agréée. Une ESN qui facture de la régie est directement concernée, sauf si elle a opté pour le paiement de la TVA d'après les débits.
Quelles sanctions en cas de non-respect ?
La loi de finances pour 2026 (loi n° 2026-103 du 19 février 2026, article 123) prévoit une amende de 50 € par facture non émise sous forme électronique et de 500 € par transmission d'e-reporting manquante, chacune plafonnée à 15 000 € par année civile. Ne pas disposer d'une plateforme agréée pour recevoir ses factures expose à une mise en demeure de s'y conformer sous 3 mois, puis à une amende de 500 €, puis de 1 000 € tous les 3 mois tant que la situation dure. Ces sanctions ne s'appliquent pas à une première infraction (année en cours et trois années précédentes) réparée spontanément ou dans les 30 jours suivant une première demande de l'administration. Source : service-public.gouv.fr, actualité du 20 février 2026.
Comment se passe la réception des factures de nos freelances ?
Vos sous-traitants en micro-entreprise n'auront l'obligation d'émettre qu'en septembre 2027. Jusque-là, certains enverront des factures électroniques, d'autres des PDF : prévoyez un circuit qui accepte les deux. Dans Hiveo, les factures reçues par la plateforme agréée arrivent dans la liste des factures fournisseurs avec leur statut.
Que faire quand une facture est rejetée par la plateforme ?
Le rejet est accompagné d'un motif : SIREN du destinataire inconnu, donnée obligatoire manquante, format invalide, doublon. On corrige la donnée à la source, puis on émet une nouvelle facture ou un avoir selon le cas. Nommez une personne responsable des rejets et un remplaçant avant la bascule.
Faut-il changer de logiciel de facturation pour la réforme ?
Pas forcément, mais votre outil doit produire un format structuré et être relié à une plateforme agréée, soit directement, soit par un export. Pour une ESN, le point clé est en amont : si les factures sont recopiées à la main depuis des CRA dans un tableur, la réforme rendra chaque erreur visible sous forme de rejet.