Le logiciel des petites ESN qui grandissent
Une ESN de 5 à 50 consultants n'a pas besoin d'un ERP de grand groupe : elle a besoin que les CRA arrivent à temps, que les factures partent sans erreur et que le dirigeant connaisse sa marge. Hiveo couvre ces besoins à un prix public par consultant, avec une mise en route en une semaine.
Les douleurs d'une ESN de 5 à 50 consultants
Dans une petite ESN, le dirigeant est souvent aussi commercial, recruteur et responsable de la facturation. Les mêmes problèmes reviennent chaque mois :
- La clôture prend des jours : relancer les CRA par e-mail, les recopier, fabriquer les factures une par une.
- La marge est une estimation : le coût réel d'un consultant et ses jours d'intercontrat ne sont visibles qu'en fin d'année.
- Les fins de mission surprennent : un consultant revient sans mission et coûte son salaire sans rien facturer.
- Les outils s'empilent : un tableur pour les CRA, un logiciel de factures, un CRM gratuit, des CV dans la boîte mail.
- La facture électronique arrive : réception obligatoire depuis le 1er septembre 2026, émission au 1er septembre 2027 pour les PME.
Ce que vous n'avez pas besoin de payer chez un ERP « grand compte »
Les ERP pensés pour les grands groupes facturent souvent des éléments qu'une petite ESN n'utilisera pas :
- un projet d'intégration de plusieurs semaines avec un intégrateur ;
- des licences pour chaque manager, commercial ou assistante ;
- un engagement pluriannuel signé avant d'avoir vu l'outil tourner sur un vrai mois ;
- des modules de consolidation multi-sociétés dont vous n'avez pas besoin aujourd'hui.
Chez Hiveo, les sièges managers sont inclus, le mensuel est sans engagement et l'essai gratuit dure 14 jours. Les options (paie, connecteurs, multi-entités…) existent en modules séparés : vous ne les activez que si vous en avez l'usage.
Ce que l'outil change au quotidien
La clôture du mois
Les consultants déclarent leurs jours sur le CRA web ou mobile, avec un rappel quotidien. L'Autopilot de clôture liste les CRA manquants, ceux à valider et ceux prêts à facturer ; chaque facture est générée depuis le CRA validé, au bon client et au bon TJM. Les impayés sont relancés par paliers.
La marge et l'intercontrat
Le coût de chaque consultant est calculé à partir de son salaire, avec des hypothèses de charges que vous ajustez. La marge par mission, par client et par consultant se met à jour avec les CRA. Les fins de mission à venir déclenchent des alertes, avec des pistes de placement parmi les besoins ouverts.
Le recrutement et le commercial
Les CV sont lus par l'IA et rapprochés des besoins clients, les dossiers de compétences sont générés pour chaque offre, et les clients sont créés en quelques secondes depuis la base SIRENE. Un seul outil, une seule base : le candidat recruté devient consultant sans ressaisie.
Mise en route en une semaine
| Jour | Ce que vous faites |
|---|---|
| Jour 1 | Créer le compte, renseigner la société (SIREN, coordonnées bancaires, mentions de facture). |
| Jour 2 | Importer consultants et clients en CSV ; vérifier les fiches. |
| Jour 3 | Créer les projets et affectations : client, TJM, dates de mission. |
| Jour 4 | Inviter les managers et les consultants ; installer l'application mobile. |
| Jour 5 | Connecter la plateforme agréée et paramétrer les relances d'impayés. |
| Jours 6-7 | Importer les candidats en cours, préparer le premier mois de CRA. |
Le vrai test vient ensuite : un mois complet de CRA, validation et facture dans l'outil. Démarrer au début d'un mois simplifie la comparaison avec votre ancien circuit.
Ce planning suppose des fichiers propres. Si vos données sont dispersées (plusieurs tableurs, des CV dans les e-mails), comptez un ou deux jours de plus pour les rassembler : c'est aussi l'occasion de faire le tri dans les clients inactifs et les candidats anciens.
Combien coûte Hiveo pour une petite ESN ?
Exemple : 8 consultants en Essentiel
8 consultants actifs × 13 € HT = 104 € HT par mois. Ce prix inclut 5 sièges managers, 100 requêtes d'IA par mois, 1 signature électronique par consultant actif et par mois, et la facture électronique sans limite. En annuel (15 % de remise), l'abonnement revient à 1 060,80 € HT pour douze mois.
Et avec 4 consultants ?
L'offre Essentiel a un minimum de 6 consultants : une ESN de 4 consultants paie 78 € HT par mois. Le simulateur de la page tarifs applique les mêmes règles que la facture.
Quand passer en Pro
L'offre Essentiel suffit tant que l'ESN fonctionne avec une seule agence. L'offre Pro (19 € HT par consultant actif, minimum 12) se justifie quand :
- vous ouvrez une deuxième agence et voulez une vue siège consolidée ;
- vous voulez connecter d'autres outils par l'API REST ou les webhooks ;
- l'équipe utilise beaucoup l'IA (1 000 requêtes par mois incluses en Pro).
Sans perte de données
Le changement d'offre conserve toutes vos données ; il prend effet à la prochaine échéance.
Hiveo convient-il à votre ESN ?
Oui, si
- vos consultants travaillent surtout en régie, facturés au jour sur la base d'un CRA ;
- vous voulez arrêter les tableurs pour les CRA, les factures et la marge ;
- vous recrutez régulièrement et voulez relier le vivier de candidats aux besoins clients.
Probablement pas, si
- vous cherchez un logiciel de paie ou de portage salarial : Hiveo n'en fait pas ;
- votre activité est essentiellement de la revente de licences ou de matériel, sans temps passé à facturer.
Pour aller plus loin
Questions fréquentes
Mon ESN a moins de consultants que le minimum de l'offre Essentiel : que se passe-t-il ?
L'offre Essentiel est facturée sur 6 consultants au minimum, soit 78 € HT par mois. Avec moins de consultants, vous payez ce minimum ; au-delà, chaque consultant actif est facturé 13 € HT. Un freelance seul peut choisir l'offre Solo à 4,99 € HT par mois.
Les managers et commerciaux sont-ils facturés ?
Non, tant qu'ils restent dans les sièges inclus : 1 siège pour 2 consultants actifs, avec un minimum de 5. Un siège supplémentaire coûte 13 € HT par mois, seulement s'il est occupé.
Y a-t-il des frais de mise en place ?
Non. L'import CSV est inclus sans frais et la mise en route se fait en autonomie. Un accompagnement personnalisé (reprise des données, paramétrage, formation) est proposé en option facturée sur Essentiel et Pro.
Peut-on arrêter si l'outil ne convient pas ?
Oui. L'essai de 14 jours est sans frais, puis l'abonnement mensuel est sans engagement : la résiliation prend effet à la fin du mois déjà payé.
Où sont hébergées nos données ?
Dans l'Union européenne pour la base de données (Supabase, Irlande) et les serveurs applicatifs (Hetzner, Allemagne), en Suisse pour les fichiers (Infomaniak). Les données de chaque ESN sont isolées des autres organisations.
Faut-il un logiciel de facturation à côté ?
Non. Les factures et avoirs sont générés dans Hiveo depuis les CRA validés, relancés et exportés en FEC pour votre expert-comptable. La facture électronique via plateforme agréée est incluse, sans limite de factures.